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    关于做好档案馆新馆搬迁工作的几点思考
    发稿作者:系统管理员     发布时间:2014年06月30日   查看1484次   字体:[] [] []

    关于做好档案馆新馆搬迁工作的几点思考

    修水县档案局孙彬

    内容摘要:随着大量新档案馆建设,新的档案档案馆的投入使用,搬迁工作先后展开。笔者作为一名从事档案工作多年,已刚退出县级档案工作领导岗位的档案工作者,怀着对档案事业的一份责任和真实感情,结合本人多年档案工作实际,立足档案保护,从分析档案保护工作现状出发,探讨如何做好新馆搬迁工作进行档案保护的问题。

    主题词:档案馆搬迁,档案保护

    近几年来,因党和政府对档案事业的进一步重视,国家和地方对档案事业发展的投入加大,省市县档案馆新馆建设进入了新高潮,各级政府与档案职能部门对新档案馆的建设质量与功能配置相当重视,按《档案馆建筑设计规范》和《档案馆建设标准》要求建设,各级新档案馆都将投入使用。新档案馆的建设为完善档案馆馆藏条件与档案现代化管理打下了良好的基础。新馆建成后,将面临档案馆的搬迁,大量的档案要移库。如何做好档案馆的搬迁工作,确保在搬迁过程中档案无破损、无遗漏、无丢失、无泄密,圆满完成搬迁任务?笔者作为一名从事档案工作多年,已刚退出县级档案工作领导岗位的档案工作者,怀着对档案事业的一份责任和真实感情,谈几点粗浅的看法.

    一、  要高度重视,明确任务.落实责任目标.

    档案馆搬迁,是一项任务重又很复杂很艰巨的工作,事前要有充分的准备,对新馆的消防、恒温恒湿系统的设置及各设备的安装、各顶功能设施、设备质量情况进行一次全面的检查、完善和验收,预算、落实搬迁经费。要建立五个工作小组,做到各组间相互协调、配合,又各负其责,责任到人,目标到位。五个组是,一是成立档案馆搬迁领导小组。局长任组长,分管业务副职任副组长,制订详细的《档案馆搬迁方案》,做好人员分工,下达各项具体任务,协调各组的有关工作,确保搬迁各个环节紧密相扣。二是档案押运安全保卫组。负责防止搬运过程中的盗,抢、掉、火、水等损害档案的事发生,做好应急预案,切实做到有条不紊,确保档案在搬迁过程中不乱、不少、不损、不污、不泄密,搞好档案消毒,做到档案安全万无一失。三是档案出库发单组。负责准确清点,填写出库清单,不错、不漏、不重。四是档案入库验收组,负责清点验收,准确无误。五是档案核对上架组。负责入库档案的准确核对、统计、上架。

    二、  要搞好盘库、彻底清查、准确掌握家底。

    旧档案馆舍的设施、设备陈旧落后,在多年的档案移接交、利用、销毁等到工作中出现的失误,必然会有一定的损坏,丢失等情况的可能,存在馆藏档案误差.做好搬迁前要彻底搞好盘库、彻底清查、准确掌握家底情况,档案搬迁是一次极好的机会。全面开展馆藏档案的普查工作,对破损、褪变的档案进行修复。对借出没有时归还的档案进行追还。对馆内不规范的档案进行整改,核对目录和台帐,进一步规范完善了全宗卷、案卷目录、归档文件目录和各类统计台帐。对馆藏所有档案的数量进行全面核对,正确统计,掌握家底,做到馆藏档案数字准确,做到库存明白,家底清楚。然后对档案分类打包编码、装车运输。

     

    三、 要科学布局,搞好定位,制定新馆《档案存放方案》。确定新馆功能布局,编制《旧馆、新馆档案存放对照表》定位每节密集架所需存放的档案。从新档案馆的房间布局、技术用房管理、各类档案专用设备到档案库房空库消毒、温湿度调整、密集架位置精细定位,确保档案资料由旧馆至新馆转移的安全有序。

    四、  要制定计划,重点安排,加强新馆搬迁后的档案保护、抢救工作。

    由于历史条件的限制与人们档案知识水平和工作能力的局限性,字迹材料中存在着各类问题,如铅笔、红水笔、复写字迹等,有些因为年代久远,造成字迹模糊不清,难以辩认。给档案利用带来一定的困难。案卷破损率高。早期的纸质档案经过时间的流逝,历经寒暑,纸张发生霉变、虫咬、磨损、撕裂,有些已经影响利用。照片档案与文书档案混合。早期文书档案中夹着照片,照片档案发黄、粘连、煺变,降低了照片档案效果。音像资料档案、实物档案发生不必要的腐蚀与霉变。新馆设施设备为档案保护打下了物质基础,从旧馆搬运出来的档案,需要经过消毒后才能入库上架。搬入新馆后,有大量的档案保护工作要做,要根据轻重缓急,制定相应的计划,对在搬迁过程中查找出来的问题,要根据档案利用率列出顺序,逐步进行档案保护工作。重点进行档案信息数字化,以减少纸质档案的翻查。档案数字化工作是档案现代化管理必经之路,实现信息数字档案馆。有重点地进行档案开展抢救工作。按轻重缓急进行档案抢救工作。对特种载体档案进行有效的保护。严密控制库房温湿度,充分利用新馆设备设施,恒温、监控,发挥其先进的功能作用,定期对档案进行消毒,以加强对档案的保护。

    档案是国家信息资源,是人类精神文明的宝贵财富,保管利用好档案是档案职能部门的神圣职责和历史任务。随着档案馆设施的完善,档案保管条件和工作条件的极大改善,档案工作人员要加强学习档案保护的先进技术,不断提高工作能力,充分利用先进设施设备,真正发挥其应有的功能,使档案管理水平上一个新台阶。

    2014.525

     

    作者:江西省修水县档案局孙彬(原修水县档案局局长)

                  
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