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    制约档案服务能力提升的因素和对策
    发稿作者:系统管理员     发布时间:2011年07月01日   查看2244次   字体:[] [] []

           江西省修水县档案局  孙 彬

           内容摘要:档案的公共服务是档案工作的目的,当前档案公共服务能力不强,主要原因是存在着着制约服务能力提升的问题,结合各地正在进行的新馆建设实际,从档案工作 “三个体系”的目标和档案馆建设“五位一体”的要求来考虑,从整合档案资源,建立档案综合信息中心入手,如何解决实际工作中存在的制约档案服务能力提升的问题,怎样才能提升档案公共服务能力,提出一些个人的见解和思路,抛砖引玉,供各级领导和档案同行参考。

           关 键 词:档案服务 能力   问题对策

           档案公共服务能力是指充分利用馆藏的各类凭证和资料等档案综合信息资源,为政务、军务、社会各界团体、公民、企业等有需求的单位和个人提供服务以及为各级政府和领导提供科学决策服务的能力。随着社会发展和档案意识的不断提高,人们对各类信息的查询需求不断增加,政府在进行社会管理和经济建设中对档案资源的利用要求也越来越高,但由于还存在着档案意识谈薄、档案法律观念不强,专业人才缺乏、服务手段陈旧、服务平台落后、服务资源不足、领导重视程度和档案信息化程度不高等各种因素制约着档案公共服务能力的提升。如何从根本上解决这些问题,提高档案的公共服务能力,使档案信息资源不断得到丰富,以快捷、准确、方便的办法,为社会各界提供全方位的档案信息查阅服务?这是我们档案部门需要不断研究和探索的一个重要课题。就此,笔者谈一些实践中的感受和思考。

           1、要整合档案资源,为提升档案服务能力提供资源保障

    “建立覆盖人民群众的档案资源体系,建立方便人民群众的档案利用体系,建立确保档案安全保密的档案安全体系”。这是国家档案局提出的档案工作的基本方针,档案资源建设是关键,利用是目的,安全保障是措施。影响档案公共服务能力提高的因素之一,就是馆藏档案资源单一、贫乏。专业档案各部门自主保管利用,各地档案资源条块分割、分散保管、各自为政,档案资源在本区域内无法实现"一盘棋"的统一接收和管理,档案馆的档案资源门类不全,无法满足社会各界的查询需求。档案资源属国家所有。我们只有跳出传统档案管理制度的条条框框,以法律、政策规定来约束,实行档案管理"一盘棋",采用"大档案"管理体制,充分利用法律的力量和政府的力量、制定硬性的规定,对现有的各家自行保管的法定到期档案强制性的向各级国家综合档案馆移交统一保管和利用,集中本地区档案资源共享,为提升公共服务能力提供资源保障。按照把档案馆建设成档案保管基地的要求,必须坚持以集聚档案资源为目的,创新档案接收体制,实行集中统一管理。全部接收和直接管理民政、城建、土管、房产、规划、林业、水利、交通、文教、卫生、人事和社会保障等专业、学籍等专题档案;各部门和单位的文书档案保留五年供日常使用,凡是超过五年以上的永久和长期档案,都必须无条件移交到各级综合档案馆保管,各职能部门自身要求以寄存方式可以协商委托档案馆保管;各企业、事业单位和个人可以采用档案寄存、捐赠等方式将档案资源移交综合档案馆保管。档案资源得到了整合,统一管理保护,集中开发利用,不但能极大地提升档案服务能力,极大地方便群众,还能有效地消除档案安全瘾患。

           2、要设立档案查阅中心,为提升档案服务能力搭建高效平台

    现时的档案馆、部门的专业档案室提供利用的服务模式是旧的传统模式,公共服务能力弱,造成老百姓查阅档案来回奔波、上东家,找西家,四处查找,对档案部门的工作怨声载道。比如我县前不久不少原下放的知青档案因原没有向县综合档案馆移交,一部分档案存在人事局(未整理),一部分移交到了县档案馆,这些老知青在因可享受生活补贴政策需要查阅档案时,不少人就跑了人事局,还得跑档案局,有的查找到了,有的丢失了查找不到,加之档案没有整理,从人事局的“蛇皮袋档案”中也一时难以查找,这些人就发出埋怨声声,我们档案人就产生了深深的遗憾。在实际工作中,许多来信来函查阅和为政府决策提供超前服务等无法实现,严重影响了档案部门的形象和地位,也严重影响了党和政府在人民群众中的声誉。如果在档案资源整合后,由各级综合档案馆设立档案查阅中心,就可以真正实行便民的“一个窗口服务”,"进一家门查找"、"盖一个公章证明"的规范化、科学化的一体化高效服务。

           3、要建设好档案综合信息中心,为提升档案服务能力提供现代手段

    建设档案综合信息中心,是档案事业发展的需要,也是提升档案服务能力的需。随着档案资源的高度整合,必须实现档案的数字化,建设数字档案馆,并以数字档案馆为依托建成档案综合信息中心,实现档案数字化管理的高效率利用。建立各类档案数据库,通过政务内网、外网和查阅窗口向政府各部门与社会各界提供高效的档案信息服务。

           4、要建设好档案公共教育展厅,为提升爱国主义教育的服务能力创造条件。

    要建设爱国主义教育基地,是档案馆"四位一体"建设的基本要求,也是历史文化、社会发展成就的展示,为全社会提供休闲文化,也是推进社会主义精神文明建设的一个重要窗口。增强公共教育功能和为人们提供休闲文化场所也是提升档案服务能力的一个重要方面。在档案馆建设中注意档案馆展厅的建设,一是挖掘丰富的积淀文化,充分利用馆藏资源展示主题;二是利用高标准的展位,引进相关部门和单位来展位布展,既可以丰富展览教育的内容、扩大了档案馆的影响,提高社会公共教育能力,又能节省档案布展人力和经费,实现档案事业可持续发展。

           5、要理顺档案工作管理体制,为提升档案服务能力提供人、财、物、事保证

    依据档案法的规定,档案局(馆)是各级政府管理档案的行政管理部门,又是各级党委的工作部门。现大多将县级档案部门划归党委系统,导致档案的行政管理的力度被弱化,事多人少,编制不合理,体制不协调,对档案的指导、执法和档案监管无力、整理移交不能及时,档案丢失、损毁严重等问题,这一直是县一级档案馆所面临的共同难题,也是制约提升档案服务能力和档案事业发展的主要因素,随着社会、经济的发展,人们对档案的利用需求越来越多,要充分满足社会各界对档案信息资源全方位的需求,为政府和各级领导各项决策提供深层次的、超前的档案信息咨询服务,当前档案工作的管理体制越来越不适应发展的新形势,新要求,只有将档案部门划归政府系统,强化档案的行政管理、执法力度和档案工作的目标管理,严格按照国家关于基层档案局(馆)人员编制的规定,保障档案工作需要的人员和充分保障必需的工作经费,创造档案工作的必要条件,将各专业档案室人员编制集中到档案局(馆),或在隶属关系不变的前题下由档案局(馆)统一管理、考核和调配使用,壮大档案工作的力量,为提升档案公共服务能力提供人、财、物、事的保障。档案事业才能更快更好地发展,为领导决策、经济发展、现代化和和谐社会建设提供高效服务;才能方便人民群众了解、掌握、咨询党和政府的有关文件、政策、精神、动态,真正便民利民,为老百姓解决难题、落实政策、寻求查证等提供全面的查考依据;才能为人们维护自己的合法权益的提供凭证,档案的公共服务能力才会不断提升。

    二〇一一年六月三十日     

                  
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