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    档案交接必须认真做好五项工作
    发稿作者:系统管理员     发布时间:2013年08月01日   查看2204次   字体:[] [] []
           《机关档案工作业务建设规范》第八条第7款中规定:“机关档案人员调动工作时,必须在办完档案移交手续后方能离开岗位。”但在实际工作中,机关、单位、部门,特别是在基层乡镇,有相当部分领导和档案人员忽视了这一重要的工作环节,给档案安全带来极大的隐患:档案交接不及时、手续不严密、对档案交接工作不够重视,把关不严。老档案人员调离了岗位,新档案人员到位了,而档案交接就是一串钥匙的交接,以致出现档案归档、数量、借阅、损坏、丢失等问题责任不明、界限不清,淡化档案人员责任心,至使档案安全措施不能到位、工作没有连续性、规范性。档案交接工作中存在的这些问题,是较为普遍的问题,也是档案安全系统中的重大隐患。

           档案交接工作是档案管理工作中的重要一环。怎样扣紧这一环、消除档案安全隐患呢?笔者通过调查研究和工作实践体会到,在档案交接工作中必须高度重视、认真做好五方面的工作。

           一、做好档案移交前的准备工作,确保档案交接工作顺利进行。交方要在正式移交之前做好五项工作:

           1、对所保管的档案进行一次全面清理,做到帐物相符、心中有数;

           2、对借出的档案要及时催还,一时归还不了的要问明原因,整理好借据,并在借据上注明原因及催还情况;

           3、对零散文件材料进行整理归档。

           4、按档案移交要求编制档案移交文据及表格和移交说明。对于接收方来说,在接收之前要做好四项工作:

           1、了解移交单位职能活动内容和工作活动情况;

           2、向前任档案人员了解档案保管和档案工作情况;

           3、查看档案移交准备情况。

           4、掌握档案保管的安全措施情况。

           二、做好档案保管现场的交接工作,办理完备的交接手续。档案人员交接是一项认真细致、手续严密,明确责任的一项重要工作,档案人员离岗或调动工作时,要按规定做好档案移交,按程序办理交接手续,对所交接的档案按清册进行清点核对,在监交人员的监督之下认真做好移交、接收工作,经过双方核对无异议后,双方签字,以示对交接内容的认定。

           三、做好档案交接的监交工作,履行严格的交接程序。档案监交工作起着鉴证和监督作用,档案的交接,都必须安排专人负责监交。监交人员由单位负责人指定,或档案行政管理部门派人监交。监交人员要认真履行职责,坚持原则。做到帐物相符,手续齐全,并要在交接文据上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名、职务及移交清册、页数等。移交文据一式3份,移交人、接收人各执一份,单位存档一份。交接工作结束之后,监交人在移交人、接收人签字盖章的移交文据上签字,以示对监交负责。

           四、在档案交接中要注意进行档案的安全教育工作。档案的不安全问题有档案人员的业务素质问题,也有档案工作的规章制度执行上的问题,还有档案保管条件差的问题,更重要的原因就是一些单位领导轻视档案工作,对档案工作投入少,没有创造必要的档案安全保障条件,忽视了对档案人员的安全教育工作,使得一些单位档案人员工作责任心不强。因此在档案交接的过程中要补上这一课,教育交接双方端正思想、提高认识、明确责任,增强事业心和责任感,从而保证档案交接工作严格按照规定办理,使档案工作前后衔接起来。

           五、要做到在档案交接工作中发现档案安全问题,以便及时采取措施消除安全隐患。发现安全问题后,立即向领导报告,争取领导的重视,对人为出现的安全问题要追究责任,严肃处理,不能迁就,要采取必要的补救措施,完善各项规章制度,明确档案人员的职责和责任,确保档案的完整安全。

           江西省修水县档案局  孙彬

           2010,3,15

                  
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